معرفی روش هایی برای صرفه جویی در هزینه های پرینتر

اگر با مقوله پرینت سر و کار دارید یا به تازگی قصد راه‌اندازی کسب‌وکاری در این حوزه را دارید، علاوه بر هزینه‌های اولیه تهیه وسایل، مانند هر شغل دیگری با هزینه‌های جانبی دیگری سر و کار خواهید داشت که کارتان بدون پرداخت این هزینه‌ها امکان ندارد و به قولی این هزینه‌ها اجتناب‌ناپذیر هستند.

تصور خیلی از افراد برای راه‌اندازی کسب‌وکاری، همان هزینه‌های اولیه و پرداخت آن‌هاست در حالی که هر کاری براساس نوع کار دارای هزینه‌های جاری یا به اصطلاح هزینه‌های مصرفی است. این قضیه درباره کار چاپ نیز صادق است. تهیه و تامین دستگاه‌های پرینت و چاپگرها هزینه‌های بالایی دارد و این روزها نیز با نوسان‌های بازار این قیمت‌ها مدام در حال تغییر هستند. پرداخت این هزینه‌ها برای شروع کار لازم است اما هزینه‌های جانبی مثل خرید کاغذ، تونر، جوهر، کارتریج، درام و ... که با توجه به استهلاک و فرسایش ایجاد می‌شوند، را نیز باید در نظر بگیرد.

در این مقاله قصد داریم تا با گفتن روش‌هایی شما را راهنمایی کنیم تا در این هزینه‌ها صرفه‌جویی داشته باشید و به قول معروف هزینه‌های‌تان را مدیریت کنید. در ادامه همراه ما باشید.

1- انتخاب پرینتر و کارتریج تونر مناسب

انتخاب پرینتر و کارتریج یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مسئله برای مدیریت هزینه‌هاست. ابتدا هدف خود از تهیه پرینتر را مشخص کنید و سپس نسب به آن هدف، درباره پرینترهای موجود در بازار تحقیق کرده و بعد از تحقیق کامل اقدام به خریداری کنید. همچنین این دقت را برای انتخاب کارتریج تونر مناسب نیز داشته باشید. کارتریج تونر تاثیر زیادی روی کیفیت چاپ شما دارد و به غیر از آن، در صورت نامناسب بودن شما را متحمل به پرداخت هزینه‌های زیادی می‌کند. به طور مثال کارتریج 725 CANON با وجود قیمت مناسب و کیفیت چاپ خوب می‌تواند یکی از انتخاب‌های شما باشد. همچنین این کارتریج جزء کارتریج‌های پر فروش سال 2019 بوده است.

2- استفاده از تنظیمات اقتصادی پرینتر (Economy Mode)

اگر برای چاپ صفحه‌ها نیاز به گرفتن پرینت تستی دارد، بهتر از از حالت Economy Mode پرینتر استفاده کنید. در این حالت در هنگام چاپ، از تونر و جوهر کمتری استفاده می‌شود و صفحه‌های چاپی شما کم رنگ‌تر از حالت معمول هستند. برای استفاده از این حالت، کافی است از کادر محاوره‌ای پرینت، قسمتPreference Settings  را انتخاب کرده، در این قسمت به دنبال تنظیمات Economy Mode بگردید و تنظیمات آن را شخصی‌سازی کنید. این تنظیم ممکن است با نام‌های دیگر مثل Toner saver، Fast mode یا Draft mode در بخش تنظیمات باشد، به این نکته توجه کنید.

3- از پرینت دو صفحه در یک برگه یا دو رو استفاده کنید

یکی از پر مصرف‌ترین و هزینه‌برترین کلاهای مصرفی در بخش چاپ و پرینت، کاغذ است. اگر کمی در بازار بگردید متوجه گرانی بیش از حد کاغذ می‌شوید. هر چقدر بتوانید مصرف کاغذ را کاهش دهید در هزینه‌های جاری صرفه‌جویی کردید، همچنین به محیط زیست هم کم‌تر آسیب وارد می‌کنید. یکی از راه‌های کاهش مصرف کاغذ، چاپ به صورت دو رو است؛ یعنی از هر دو طرف کاغذ برای چاپ استفاده کنید. برای این کار کافی است به بخش تنظیمات پرینت خود رفته و گزینه Print On Both Sides را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، صفحه دوم پشت صفحه اول چاپ می‌شود.

برای چاپ برخی از اسناد و مدارک نیاز به اختصاص یک صفحه چاپی نیست و می‌توان در یک صفحه، دو صفحه را پرینت گرفت. با این کار متن یا سند در اندازه کوچکتر چاپ شده و بعد در حالت 90 درجه چرخانده می‌شود. با این کار دو صفحه در یک طرف کاغذ چاپ می‌شود. در نرم افزار Word یا Adobe Reader این گزینه را از قسمت پرینت انتخاب کنید. برای نرم‌افزارهای دیگر از قسمت page layout یا page scaling اقدام به این کار کنید.

4- انتخاب جوهر

وجود جوهر است که متن‌ها، تصاویر و اشکال گرافیکی روی کاغذ چاپ می‌شود. زمانی که جوهر شما مناسب نباشد مجبور به تهیه جوهر در فاصله زمانی‌های کم هستید و این موضوع بسیار هزینه زیادی را به شما متحمل می‌کند. خرید کارتریج تونر اصلی یا همان OEM، باعث می‌شود تا چاپ باکیفیت‌تری داشته باشید. طور مثال کارتریج HP 17A تا 1600 صفحه ظرفیت چاپ دارد. البته اگر چاپ شما بیشتر به متن‌ها و اسناد اختصاص دارد، می‌توانید از کارتریج تونرهای سازگار نیز استفاده کنید. این کارتریج‌ها تعداد صفحه بیشتری را چاپ می‌کنند البته باید توجه داشته باشید که کیفیت چاپ آن‌ها با مدل اصلی متفاوت است و کمی پایین‌تر است.

4- Pdf کردن فایل‎ها

اگر کارتان با pdf کردن فایل‌ها راه می‌افتد و نیاز واجبی به پرینت ندارید، بهتر است از این روش استفاده کنید. صرفه‌جویی در مصرف کاغذ باعث پایین آمدن هزینه‌ها تا درصد بالایی می‌شود. شما با استفاده از فضاهای ابری سرویس‌های مختلف می‌توانید این فایل را در هر جا و هر زمان در اختیار داشته باشید کافی است این فایل را در فضای ابری مثل دراپ باکس (DropBox) ذخیره کنید. سرویس‌های مختلفی مثل گوگل، مایکروسافت و ... این فضاها را در اختیار شما قرار می‌دهند.

5- تعمیر و نگهداری کارتریج

کارتریج یکی از وسایل پر مصرف پرینتر است. دقت در نگهداری آن باعث بالا رفتن طول عمر کارکرد آن می‌شود. نریختن مواد غذایی و چرب روی پرینتر و کارتریج، بیرون کشیدن خورده کاغذ از داخل کارتریج، گردگیری و مراقبت از آن باعث بالا رفتن طول عمر آن می‌شود. با این کارها کارتریج کمتر آسیب می‌بیند و در نتیجه در فاصله زمانی بیشتر نیاز به تعویض یا تعمیر آن می‌شود.

6- نگهداری از درام

کافی است یک وسیله خارجی مثل خورده غذا به درام برخورد کند، باعث خراش و ایجاد لکه روی درام می‌شود. همین موضوع باعث شده تا برای تعویض درام هزینه کنید. درام خراب باعث ایجاد لکه‌هایی روی کاغذ شده و کیفیت چاپ شما را پایین می‌آورد. در حفظ و نگهداری درام دقت کنید. اگر می‌خواهید با خرابی‌های درام و اینکه چه تاثیری روی چاپ شما می‌گذارد آشنا شوید کافی است مقاله «درام کارتریج چه زمانی باید تعویض شود؟» را بخوانید.

7- تا حد امکان پرینت رنگی نگیرید

پرینترهای رنگی نیاز به چهار کارتریج سیاه، زرد، آبی و قرمز دارند. تهیه هر کدام از این کارتریج‌ها هزینه‌ای دارد. این کارتریج‌ها دارای ظرفیت چاپ هستند. به طور مثال برای کارتریج رنگی 131 HP، هر کارتریج تا 1800 صفحه را می‌تواند چاپ کند، استفاده مکرر از پرینت رنگی باعث اتمام این ظرفیت می‌شود شما مجبور هستید تا کارتریج را شارژ کرده یا آن را تعویض کنید.